Quer economizar 314 milhões dólares por ano com uma mudança relativamente simples? De acordo com pesquisa recém-divulgada pela consultoria Hackett Group isso poderia ser feito apenas por meio do compartilhamento de algumas funções de back-office.
“Como as empresas se tornam mais complexas, eles têm uma tradição de organizar o trabalho de forma vertical”, diz Honório Padron, diretor-gerente da Hackett Group. Processos ineficientes e os resíduos são as consequências dessa abordagem. A pesquisa da consultoria produziu inúmeras recomendações sobre como as companhias podem economizar bastante.
Por exemplo, algumas organizações separam as equipes de TI e as de RH por divisão ou região. Padron acredita que isso diversifica muito a atuação dos líderes, focados em geração de receitas. “Pode ser muito difícil de gerir [inovação] e o funcionamento dos serviços, ao mesmo tempo”, diz o diretor-gerente.
A descentralização dos serviços comuns também desafia as empresas a adaptarem políticas globais, padronizarem e implementarem processos simplificados e tecnologias. “Cada grupo é responsável por seu próprio orçamento para escolher líderes de suas próprias plataformas e definir suas próprias regras”, diz ele.
Algumas companhias acreditam que há diferenças na forma como as funções de back-office são realizadas para consolidá-las. Na realidade, diz Padron, 80% a 90% das funções são similares. “Na maioria dos casos, silos são uma falsa sensação de poder e controle”, diz ele.
Padron defende uma cultura de serviços compartilhados de back-office, em que os papéis são centralizados e todas as divisões obedecem ao mesmo critério de nível de serviço. Os 314 milhões de dólares que podem ser economizados – que é a média possível a partir da análise de empresas do ranking de maiores da Fortune – vem da eliminação de duplicação, melhor gestão do espaço dos escritórios, consolidação de pessoal, e simplificação da tecnologia. Uma empresa pode reduzir custos ao decidir pelo uso de uma plataforma de folha de pagamento única ou de um único processo de faturamento, por exemplo.
Ele alerta para que as empresas não confundam consolidação com centralização. Funcionários de serviços compartilhados ainda devem sentar-se em geografias diversas, para que o grupo possa desenvolver uma estratégia follow-the-dom. Isso permite evitar atrasos no contas a pagar, levar os help desks a funcionarem 24 horas, e entregar outros serviços essenciais em tempo real. “Você vai precisar de um modelo bem pensado, que considera a regionalização, localização e globalização”, diz ele.
Há algumas tarefas que podem ser realizadas de qualquer lugar, como pagar contas, e aqueles que são exclusivos de uma região, como compliance. A estrutura de serviços compartilhados devem levar estes requisitos em consideração.
Muitos trabalhadores, a princípio, rejeitam um modelo de serviços compartilhados. Padron incentiva líderes empresariais a explicarem os benefícios para a organização e para eles pessoalmente. A divisão focada em seus talentos fornece um plano de carreira que de outra forma não seria possível adotar. Em vez de ser a única pessoa do financeiro a desempenhar determinada função, eles serão capazes de aspirar a liderar uma equipe financeira, ou a toda a divisão de serviços compartilhados, por exemplo.
As recompensas do modelo de serviços compartilhados vão muito além da economia de custo inicial. “Você pode fechar os livros mais rápido, aproveitar os descontos de volume, melhorar a aderência, etc”, diz Padron. “Os serviços compartilhados fornecem às corporações a agilidade que precisam.”
Site: Computerworld
Data: 14/12/2011
Hora: 16h23
Seção: Gestão
Autor: Sandra Gittlen
Link: http://computerworld.uol.com.br/gestao/2011/12/14/reestruturacao-do-back-office-ajuda-a-economizar-milhoes/