Goste ou não, o chamado “traga seu próprio dispositivo” (Byod) para o ambiente de trabalho é uma a tendência que está em pleno andamento. Segundo a Juniper Research, o número de empregado que usa smartphones e tablets pessoais nas empresas vai mais que dobrar até 2014, chegando a 350 milhões em comparação com quase 150 milhões este ano.
Se a sua empresa é como a maioria, você não deve ter instituído uma política formal contra riscos para Byod. Um estudo recente da ITC contratado pela companhia de segurança KnowBe4 revela que 71% das organizações que permitem Byod não têm políticas específicas ou procedimentos para garantir a segurança.
“É preciso que haja algum tipo de política como controle de documentação, contrato ou regras”, recomenda Hyoun Park, analista da Nucleus Research. A política Byod deve ser como qualquer outra adotada na companhia, como a de benefícios em que os funcionários assinam documentos, destacando seus direitos, responsabilidades e regras a cumprir, ensina ele.
As políticas também dão às empresas o direito de proteger-se em caso de roubo, perda ou uso indevido dos aparelhos. “As empresas não podem simplesmente apagar informações de dispositivos perdidos”, adverte Park. “Tem que haver algum tipo de acordo em vigor entre o funcionário e a empresa”, informa.
As questões que precisam ser considerados são “como descascar as camadas de uma cebola”, compara Paul DeBeasi, vice-presidente de pesquisa do Gartner. “Você vai deixar que as pessoas se conectem a aplicativos corporativos através do seu dispositivo de propriedade pessoal ou armazenar informações sigilosas? Se sim, como é que você vai controlar isso? É como se alguém desse seu [iPhone modelo antigo] para o seu filho, filha, cônjuge ou vendesse no eBay – como controlar isso?”
Todas as políticas precisam estar escritas e assinadas pelos funcionários, definindo o que as pessoas podem ou não fazer. “Esse é o primeiro passo para adoção do Byod, mas poucas companhias têm feito um trabalho adequado”, constata Jack Gold, fundador e principal analista da J. Gold Associates.
Veja a seguir seis dicas essenciais dos especialistas para qualquer política Byod:
1. Primeiro trace a política e depois faça controle os dispositivos
A maiorias das empresas erra ao investir primeiro em ferramentas de gestão (MDM), antes de traçar uma política. “É muito mais fácil sair por ai e comprar um software, achando que ele vai fazer o monitoramento dos dispositivos móveis. Mas a solução precisa impor uma política” chama atenção DeBeasi.
Nem todos os sistemas de MDM oferecem a mesma funcionalidade para cada tipo de dispositivo (Android, BlackBerry, iPhone, etc.). Eles têm seus limites – enquanto gerenciam dispositivos, dados e acesso a aplicações.
2- Direitos para apagar informações
Talvez o maior risco do Byod seja a exposição de dados sensíveis, em caso de perda ou roubo do dispositivo. Isso porque a maioria das políticas exige controle de senha, bloqueio dos aparelhos e criptografia. É importante avisar o empregado que a companhia tem o direito de apagar remotamente os dados do terminal sob certas condições, incluindo riscos de demissão.
Algumas empresas optam por tecnologias de gestão que compartimentam dados de negócios e aplicativos no dispositivo, permitindo limpar somente o que for necessário para corporação. Outros limpam todos os dados do dispositivo, o que provavelmente irá incluir dados pessoais.
“Se você apagar 300 fotos dos meus filhos, poderá haver complicações. A menos que haja uma política e documento assinado”, diz Gold. Algumas regras podem ir mais longe, prevendo um conjunto de normas para limpeza de dados remotos, sem violar a política.
3- Responsabilidades do empregado
Os funcionários precisam entender que são responsáveis pela manutenção mínima de hardware ou requisitos de software dos aparelhos pessoais. Se a empresa quiser implantar, por exemplo, um aplicativo para iPhone para uso corporativo, ele não pode rodar uma versão hardware mais antigo. Você pode querer fazer isso e o empregado comprar o iPhone 4, 4S ou 5, sem fazer atualizações de aplicativos.
Outra razão para estabelecer a obrigatoriedade das especificações mínimas é a necessidade de manter os patches de segurança atualizados em todos os dispositivos, destaca James Gordon, vice-presidente de TI da Needham Bank, em Massachusetts. Podem ser criadas políticas com aviso alertando que o dispositivo será desativado automaticamente caso o funcionário não esteja em conformidade com as normas de segurança.
4- Atividades permitidas
As políticas devem deixar claro sobre o que é permitido e proibido nos dispositivos móveis. As restrições mais comuns incluem regras contra o download de documentos da empresa; limite de acesso à rede ou da aplicação, utilizando recursos do dispositivo, como câmeras e portas USB; e visita a sites restritos como Dropbox e iCloud. As empresas podem também proibir acesso de redes sociais e bloquear o uso de aplicações pessoais no horário de trabalho.
5- Restrição dos devices
As políticas não devem limitar o uso dos dispositivos pessoais, pois eles reduzem custos de suporte, desde que sigam controles de segurança. No mínimo, eles devem considerar a política de hierarquização por tipo de dispositivo. Por exemplo, os BlackBerries podem acessar aplicações corporativas; iPhones e iPads apenas e-mail e Android aplicações de rede. Sua empresa tem que informar aos usuários essas regras para que eles escolham o dispositivo que querem usar no ambiente de trabalho.
6- Quem oferece suporte?
Algumas empresas acham que essa é uma responsabilidade dos funcionários. Elas acreditam que meia hora da TI dedicada aos usuários do BYOD vai reduzir a produtividade do departamento e gerar perda de dinheiro.
DeBeasi sugere uma divisão de responsabilidades. “Se o usuário carregar um aplicativo empresarial em seu aparelho que não funciona corretamente ou a VPN da Cisco está com problemas, ele deve chamar o help desk. Mas se os problemas forem ligados a hardware ou qualquer coisa que não esteja relacionada aos negócios, não é responsabilidade, segundo ele.
Site: Computerworld
Data: 03/10/2012
Hora: 7h30
Seção: Gestão
Autor: Mary Brandel
Link: http://computerworld.uol.com.br/gestao/2012/10/03/quais-politicas-sao-essenciais-para-adocao-segura-do-byod/